Metoda 5 Why – prosta metoda rozwiązywania trudnych problemów za pomocą pytań

Aby osiągnąć biznesowy sukces kluczowym staje się głębokie zrozumienie metod umożliwiających identyfikację i eliminację przyczyn możliwych problemów. Jedną z takich sprawdzonych metod jest „5 Why” – prosty, ale potężny sposób dochodzenia do rdzenia problemu przez serię zasadniczych pytań. W tym artykule przyjrzymy się, w jaki sposób metoda ta może być zastosowana w różnych kontekstach biznesowych, a także jak pomaga w lepszym rozumieniu i zarządzaniu wyzwaniami.

Z niniejszego artykułu dowiesz się:

• Czym jest metoda 5 Why?
• Jakie są praktyczne przykłady 5 Why?
• Jak przeprowadzić analizę 5 Why?
• Jak wykorzystać technikę 5 Why do identyfikacji przyczyn problemów?
• Jak stosować metodologię 5 Why w innych dziedzinach?
• Jak stworzyć formularz analizy 5 Why?

Omówimy, w jaki sposób iteracyjne zadawanie pytania „Dlaczego?” pozwala na głębsze zrozumienie przyczyn problemów, i jak ważna jest współpraca i odpowiedzialność zespołu w tym procesie. Artykuł ten pomoże zrozumieć, jak praktycznie zastosować metodę „5 Why”, zarówno w kontekście analizy problemów biznesowych, jak i w innych dziedzinach, oraz jak dokumentować ten proces w celu dalszego doskonalenia i wykorzystania zgromadzonych informacji. Zapraszamy do lektury, aby odkryć, jak ta elastyczna metoda może wzmacniać zdolności organizacji do innowacji i efektywnego rozwiązywania problemów.

Czym jest metoda 5 Why?

Metoda 5 why to technika rozwiązywania problemów, która skupia się na odkryciu prawdziwej przyczyny występowania defektów lub problemów. Została opracowana w ramach Toyota Production System przez Sakichiego Toyodę, stając się fundamentem dla filozofii Lean. Proces polega na zadawaniu serii pytań „dlaczego?”, aż do pięciu razy, aby wykryć źródło problemu.

• Kluczowe jest, by nie zadowalać się powierzchownymi odpowiedziami, lecz starać się głębiej badać przyczyny występujących kwestii.
• Każde „dlaczego?” prowadzi nas bliżej do zidentyfikowania pierwotnej przyczyny problemu, co umożliwia znalezienie skutecznego rozwiązania.
• Metoda ta podkreśla znaczenie inteligentnego zadawania pytań oraz zaangażowania zespołu w proces analizy, by wspólnie znaleźć źródłowe przyczyny problemów.

Dzięki swojej prostocie, metoda 5 why jest narzędziem uniwersalnym, z powodzeniem stosowanym nie tylko w produkcji, ale też w zarządzaniu projektami, usługach czy nawet w rozwiązywaniu codziennych problemów.

Praktyczne przykłady 5 Why

Zastosowanie techniki „5 razy dlaczego” pokazuje, jak proste pytania mogą prowadzić do głębokich wniosków w różnych środowiskach – od hali produkcyjnej po korporacyjne biura. Przyjrzyjmy się praktycznym zastosowaniom, opierając się na doświadczeniach korporacji motoryzacyjnej Toyota i zasadach Kaizen, które podkreślają ciągłe doskonalenie.

• W jednym z przypadków, problem z jakością części w Toyota wywołał serię pytań „dlaczego”, co doprowadziło do odkrycia, że pewne części różnią się od specyfikacji. Dalej badając przyczynę, zespół doszedł do konkluzji, że narzędzia w hali produkcyjnej wymagają kalibracji.
• Innym przykładem jest opóźnienie w dostawie komponentów. Pięciokrotne zadawanie „dlaczego” pomogło odkryć, że pierwotna przyczyna leżała w nieoptymalnym planowaniu produkcji u dostawcy, który nie był właściwie poinformowany o zmianach w harmonogramie produkcji.

Te przykłady ukazują, jak metodologia opierająca się na prostym narzędziu zadawania pytań pozwala wykrywać i eliminować przyczyny źródłowe problemów. Odkrywanie prawdziwej przyczyny problemu i stosowanie skutecznych rozwiązań wymaga nie tylko inteligentnego zadawania pytań, ale i angażowania ludzi z różnych działów, co zwiększa perspektywę i pomaga w znalezieniu głównej przyczyny trudnych problemów.

Technika „5 razy dlaczego” zachęca do głębokiej analizy i pozwala zespołom podejmować świadome decyzje, co skutkuje realnymi zmianami, chroniąc proces przed powtarzającymi się problemami. Jest to dowód na to, że odpowiedzi na najbardziej skomplikowane pytania często znajdują się bliżej, niż się wydaje, wymagając jedynie systematycznego i kreatywnego podejścia do problemu.

Krok po kroku – Jak przeprowadzić analizę 5 Why?

Rozwiązanie problemu metodą “5 razy dlaczego” zaczyna się od zrozumienia, że każdy defekt jest wynikiem konkretnego procesu, który różni się od specyfikacji. Sakichi Toyoda i Taiichi Ohno rozwinęli tę technikę w ramach Toyota Production System, aby wykrywać prawdziwe źródła problemów i oferować skuteczne rozwiązania. Jak możesz przeprowadzić taką analizę u siebie?

1. Zidentyfikuj problem – Zacznij od jasnego określenia, co dokładnie jest problemem. To pierwszy krok do znalezienia jego źródła.
2. Pytaj 'Dlaczego?’ – Powtarzaj pytanie “dlaczego” po każdej odpowiedzi, którą otrzymujesz, aby dokładniej zbadać przyczyny problemu. Pamiętaj, że czasami wystarczy mniej niż pięć pytań, aby dotrzeć do rdzenia problemu.
3. Zgromadź zespół – Zaproś ludzi z różnych działów, którzy mogą przyczynić się do dyskusji. Ich różnorodne perspektywy mogą pomóc w lepszym zrozumieniu problemu.
4. Analizuj odpowiedzi – Każda odpowiedź powinna prowadzić cię bliżej zrozumienia podstawowej przyczyny problemu. Skupienie zespołu na faktach zamiast na domysłach jest kluczowe.
5. Identyfikuj rozwiązania – Po zidentyfikowaniu głównej przyczyny problemu, możesz zacząć myśleć o możliwych rozwiązaniach. Często najlepsze rozwiązanie problemu wymaga kreatywnego myślenia i współpracy.
6. Wdrażaj i monitoruj – Gdy znajdziesz rozwiązanie, wdrożenie i ciągłe monitorowanie efektów są niezbędne, aby upewnić się, że działania rzeczywiście miały pożądany efekt.

Pamiętaj, że proces „5 razy dlaczego” jest elastyczny i może wymagać dostosowań w zależności od specyfiki problemu. Podstawowym celem jest jednak zawsze znalezienie i wyeliminowanie głównej przyczyny, aby zapobiec przyszłym problemom. Ten proces nie tylko pomaga w rozwiązaniu aktualnego problemu, ale także stanowi część ciągłego doskonalenia i naukowego podejścia do zarządzania, które jest sercem filozofii lean i kaizen.

Wykorzystanie techniki 5 Why do identyfikacji przyczyn problemów

Technika „5 why” jest umownym, ale potężnym narzędziem, które pomaga organizacjom w różnych dziedzinach rozwiązywania problemów. Oparta na prostym narzędziu zadawania pytań, metoda ta skupia się na odkryciu przyczyn źródłowych, które powodują dane problemy. 

• W pewnym momencie zespół zbiera się, by wspólnie zastanowić się nad problemem i zadawać kluczowe pytanie „dlaczego?”.
• Zadaje pytania i stara się skupić na znalezieniu przyczyny problemu, powtarzając pytanie “dlaczego” i docierając do korzenia problemu.
• Podjęcie decyzji – jeden z członków zespołu staje się odpowiedzialny za znalezienie i wdrożenie rozwiązania, które wyeliminuje problem u jego źródła.

Dzięki takim narzędziom jak diagram Ishikawa, technika ta umożliwia organizacjom nie tylko zrozumienie, co dokładnie powoduje dany problem, ale także oferuje metodykę do jego systematycznego rozwiązywania. Metoda “5 why” służy jako drogowskaz w procesie diagnozowania i rozwiązywania, umożliwiając zespołom dojście do źródła problemu, a nie tylko zajmowanie się jego objawami.

W praktyce, głównym celem jest znalezienie i wyeliminowanie każdego problemu u jego podstaw, co chroni proces przed powtarzającymi się problemami. Jest to element naukowego podejścia Toyoty, promującego ciągłe doskonalenie i dzielenie się pomysłami na ulepszenia. W efekcie, technika „5 why” staje się nie tylko narzędziem do rozwiązywania problemów, ale również katalizatorem dla innowacji i wzrostu efektywności.

Metodologia 5 Whys w różnych dziedzinach

Rozwiązanie trudnych problemów w biznesie wymaga narzędzia, które pozwala dotrzeć do podstawowej przyczyny występujących wyzwań. Technika „5why” stanowi klucz do głębszego zrozumienia przyczyn i efektów, umożliwiając różnym organizacjom podejmowanie świadomych decyzji, przykładowo:

• W hali produkcyjnej – W pewnym momencie zespół z fabryki komponentów samochodowych zauważył wzrost liczby defektów. Proces „5why” wykrył, że przyczyną były nieaktualne specyfikacje dla maszyn CNC. Aktualizacja tych specyfikacji przyczyniła się do zmniejszenia ilości wadliwych części.
• W dziedzinie rozwiązywania problemów klienta – Firma zajmująca się oprogramowaniem do zarządzania projektami napotkała problem z opóźnieniami w dostarczaniu aktualizacji. Pytania „dlaczego” ujawniły, że nowi programiści nie byli odpowiednio szkoleni w korzystaniu z narzędzi kontroli wersji. Organizacja kursów przyczyniła się do przyspieszenia procesów deweloperskich.
• Poprawa procesów logistycznych – Dział logistyki w korporacji motoryzacyjnej zmagający się z opóźnieniami w dostawach, zastosował „5w” do analizy sytuacji. Okazało się, że problem leżał w niewystarczającej ilości przewoźników. Negocjacje z nowymi firmami transportowymi rozwiązały problem.
• Zwiększenie zadowolenia pracowników – Firma IT zauważyła wzrost niezadowolenia wśród zespołu programistów. „5why” pozwoliło zidentyfikować, że główną przyczyną były niejasne ścieżki kariery. Wprowadzenie systemu ocen i promocji poprawiło morale i zadowolenie pracowników.

Te przykłady demonstrują, jak metoda “5why”, opierając się na zadawaniu pytań i starając się skupić zespół na diagnozowaniu możliwych przyczyn problemu, umożliwia znalezienie i wyeliminowanie każdej trudności. Dzięki tej metodologii, organizacje są w stanie nie tylko rozwiązać bieżące kłopoty, ale także zapobiec ich powtarzaniu, co przyczynia się do ciągłego doskonalenia procesów i zwiększenia efektywności.

Formularz analizy 5 Why

Formularz analizy „5W” to narzędzie, które pozwala na systematyczne podejście do identyfikacji i rozwiązywania problemów w organizacji. Jego zastosowanie pomaga zespołom w:

• Dokumentowaniu procesu – Zapisywanie każdego zadawanego pytania „Dlaczego?” oraz odpowiedzi, by odkryć główną przyczynę problemu.
• Definiowaniu roli – Wybór osoby odpowiedzialnej za dokumentację i prowadzenie dyskusji, co zwiększa skupienie i efektywność.
• Rozpoczynaniu od problemu – Określenie wyjściowej sytuacji jako punktu startowego dla analizy.
• Iteracyjnym zadawaniu pytań – Powtarzanie pytania „Dlaczego?” dla każdego poziomu problemu, aż do osiągnięcia głębokiego zrozumienia sytuacji.
• Zakończeniu analizy – Decydowanie, czy kontynuować zadawanie pytań po czterech lub mniej iteracjach, w zależności od osiągnięcia zadowalającej odpowiedzi.
• Wdrażaniu zmian zapobiegawczych – Wprowadzanie rozwiązań, które uniemożliwią powtórzenie się problemu.
• Promowaniu innowacji – Wykorzystanie formularza do motywowania zespołu do poszukiwania nowych, kreatywnych rozwiązań.

Dzięki temu podejściu, organizacje mogą nie tylko efektywnie eliminować bieżące problemy, ale również zapobiegać ich powtarzaniu się w przyszłości, co przekłada się na ciągłe doskonalenie i rozwój firmy.

Dodatkowe źródła wiedzy

https://think.design/user-design-research/five-whys/
https://www.researchgate.net/publication/318013490_The_Five_Whys_Technique
https://www.mindtools.com/a3mi00v/5-whys