W obliczu nieustannie rosnących wymagań rynku, przedsiębiorstwa na całym świecie poszukują efektywnych metod na poprawę wydajności i obniżenie kosztów. Automatyzacja procesów biznesowych wyłania się jako klucz do realizacji tych celów, oferując zarówno optymalizację procesów produkcyjnych, jak i biurowych. Wykorzystanie nowoczesnych technologii, takich jak Robotic Process Automation (RPA) czy systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPM) i planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), umożliwia przedsiębiorstwom przyspieszenie ich cyfrowej transformacji i automatyzacje firmy.
Z niniejszego artykułu dowiesz się:
- Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?
- Jakie procesy biznesowe można zautomatyzować?
- Jak wdrożyć automatyzację procesów biznesowych?
- Co można zyskać poprzez automatyzację procesów biznesowych?
- Jakie są korzyści automatyzacji procesów dla pracowników?
- Automatyzacja procesów biznesowych dla początkujących
- Jakie są możliwości automatyzacji procesów biznesowych?
Artykuł ten służy jako kompleksowy przewodnik po automatyzacji procesów biznesowych, ukazując jej potencjał w przekształcaniu tradycyjnych metod pracy i wprowadzaniu nowych, efektywniejszych rozwiązań. Przedstawia, w jaki sposób firmy różnej wielkości i z różnych sektorów mogą wykorzystać nowoczesne technologie do osiągnięcia lepszych wyników operacyjnych, jednocześnie zwiększając zadowolenie i zaangażowanie swoich pracowników.
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
Każde przedsiębiorstwo może skorzystać z automatyzacji procesów biznesowych. Takie rozwiązanie jest jednak szczególnie użyteczne, gdy ma się do czynienia z bardzo rozbudowanymi działami, dziesiątkami zadań do zrealizowania, mocno zróżnicowanymi stanowiskami.
Z tego powodu praktycznie każda duża firma decyduje się na tego typu usprawnienia, takie jak robotyzacja procesów, co pozwala uniknąć chaosu i nadmiernego skomplikowania, co w dłuższej perspektywie potrafi odbić się na efektywności pracy. RPA (Robotic Process Automation) jest jednym z przykładów, jak technologia może wpływać na biznesowy krajobraz.
Praktyczne zastosowania inteligentnej automatyzacji (IPA) w biznesie
Po omówieniu, jak RPA przyczynia się do usprawnienia operacji w dużych firmach, warto rozważyć inteligentną automatyzację procesów biznesowych (IPA) jako zaawansowane uzupełnienie. IPA wzbogaca RPA o możliwości AI i uczenia maszynowego, otwierając nowe możliwości:
- Poprawa obsługi klienta: IPA analizuje zapytania klientów w czasie rzeczywistym i automatycznie kieruje je do odpowiednich działów lub pracowników. Przykładem może być inteligentny system obsługi klienta, który rozpoznaje treść zapytania i przekierowuje je do specjalisty od danego problemu, skracając czas oczekiwania na odpowiedź.
- Optymalizacja procesów HR: Proces rekrutacji staje się bardziej efektywny dzięki automatycznemu skanowaniu CV pod kątem kluczowych słów i dopasowywaniu kandydatów do odpowiednich stanowisk. Na przykład, system IPA może automatycznie analizować zgłoszenia kandydatów i na podstawie określonych kryteriów, takich jak doświadczenie czy umiejętności, przypisywać ich do najbardziej odpowiednich wakatów.
- Usprawnienie zarządzania łańcuchem dostaw: Automatyczne systemy IPA mogą prognozować zapotrzebowanie na produkty, analizując dane z przeszłości i bieżące trendy sprzedażowe. Dzięki temu, przedsiębiorstwa mogą lepiej zarządzać zapasami i optymalizować logistykę. Na przykład, system może automatycznie zamawiać nowe dostawy surowców, gdy analiza danych wskazuje na zbliżające się wyczerpanie zapasów.
- Automatyzacja procesów finansowych: IPA przyspiesza przetwarzanie faktur i identyfikację niezgodności, automatyzując wprowadzanie danych i weryfikację dokumentów. Przykładowo, system może samodzielnie porównywać dane z faktur z zamówieniami i ewidencją magazynową, wskazując na ewentualne niezgodności bez konieczności ręcznego sprawdzania przez pracowników.
Dzięki tym zaawansowanym możliwościom, IPA nie tylko podnosi efektywność operacyjną firm, ale również umożliwia im szybsze reagowanie na zmieniające się potrzeby rynku oraz podnosi satysfakcję klientów.
Jakie procesy biznesowe można zautomatyzować?
Automatyzację procesów biznesowych da się z powodzeniem przeprowadzić w praktycznie każdym dziale. Najpopularniejsze formy takiego rozwiązania wśród przedsiębiorców to:
- tworzenie i przetwarzanie bieżącej dokumentacji,
- wyszukiwanie informacji oraz danych,
- sporządzanie niezbędnych raportów i prognoz,
- maksymalne usprawnianie procesów sprzedażowych,
- analizowanie danych i identyfikowanie obowiązujących trendów,
- usprawnianie procesów księgowo-finansowych,
- wspieranie wewnętrznej komunikacji między pracownikami,
- archiwizowanie firmowej dokumentacji,
- zarządzanie projektami i przydzielanie do nich poszczególnych członków zespołu,
- testowanie i wyłapywanie potencjalnych błędów,
- obsługiwanie klientów i kontrahentów,
- wspieranie w trakcie zarządzania kadrą,
- monitorowanie stanów magazynowych i zamawianie towarów,
- organizowanie spotkań i podróży służbowych,
- wdrażanie niedawno zatrudnionych osób.
Przedstawione powyżej przykłady nie wyczerpują korzyści, jakie można czerpać z automatyzacji, ale jedynie przedstawiają najważniejsze procesy, które da się dzięki niej usprawnić. Tyle ile w firmie znajduje się działów i istnieje zadań, tyle sposobów na automatyzację tych czynności da się z powodzeniem wdrożyć. Z pewnością wpłynie to pozytywnie na wydajność przedsiębiorstwa, a co za tym idzie, pojawia się możliwość zwiększenia zysków i ograniczenia wydatków.
Zapraszamy do zapoznania się z naszymi artykułami, w których poruszamy tematykę aspektów zarządzania i automatyzacji – fundamentów efektywnego i zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa:
- Dashboard: kluczowy element w słowniku automatyzacji biznesowej
- Jak budować efektywną kulturę organizacyjną firmy?
- Skuteczne zarządzanie ryzykiem w przedsiębiorstwie
Automatyzacja procesów biznesowych – przykład wdrożenia
Wdrożenie nowoczesnej technologii potrafi zaoferować niemalże nieograniczone możliwości. Dzięki temu bardzo skomplikowane procesy mogą przebiegać bez zaangażowania zarówno uwagi przedsiębiorcy, jak i jego pracowników. Część osób nie może sobie jednak tego wyobrazić, dlatego warto zobrazować sposób działania omawianego rozwiązania za pomocą przykładu.
Zatrudnianie i wdrażanie nowego pracownika
Jednym z bardziej czasochłonnych procesów, jakie zachodzą w praktycznie każdym przedsiębiorstwie, jest zatrudnianie oraz wdrażanie nowych członków kadry. Całe przedsięwzięcie obejmuje między innymi:
- uzupełnianie formularzy informacyjnych,
- organizację spotkań wprowadzających,
- umawianie szkoleń,
- gromadzenie niezbędnych dokumentów,
- przydzielanie mentorów.
Jak nietrudno zauważyć, takie zadanie wiąże się z koniecznością zaangażowania co najmniej kilku osób, co niekiedy doprowadza do chaosu organizacyjnego. Każdy drobiazg, na przykład dostarczone informacje i pliki, ktoś powinien sprawdzić, przetworzyć oraz finalnie zarchiwizować. To bardzo czasochłonny proces, wymagający zaangażowania i wysiłku. Często też kandydat okazuje się nieodpowiedni na konkretne stanowisko i wtedy trzeba zacząć całą procedurę od nowa.
W takiej sytuacji automatyzacja procesów biznesowych sprawdzi się doskonale. Pozwoli ona na szybkie przejście od jednego zadania do kolejnego, a także na monitorowanie bieżących zmian. Konkretne etapy mogą wyglądać następująco:
- nowy pracownik wypełnia formularz online, po czym automatycznie uzyskuje uzupełnioną podanymi przez siebie danymi umowę, jaką wystarczy jedynie podpisać,
- fakt podpisania dokumentu zostaje przekazany do działu kadr,
- dział IT otrzymuje powiadomienie z systemu o zatrudnieniu kolejnego pracownika, dzięki czemu może przygotować dla niego sprzęt, który jest niezbędny do wykonywania obowiązków służbowych,
- nowy członek zespołu otrzymuje odpowiednie materiały szkoleniowe, aby mógł poznać specyfikę swojej przyszłej pracy, a także zyskuje dostęp do przydatnych szkoleń,
- pracownikowi automatycznie przydziela się opiekuna.
Jest to oczywiście tylko jedna z możliwości, jakie stwarza automatyzacja procesów biznesowych. Każda czynność może zostać zmodyfikowana, rozszerzona i dostosowana do indywidualnych potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Aby stworzyć doskonale funkcjonujący program, kluczowy aspekt stanowi poznanie firmy oraz sposobu jej funkcjonowania na co dzień.
Co można zyskać poprzez automatyzację procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych umożliwia wdrożenie nowoczesnych sposobów na zarządzanie swoim biznesem. To inwestycja w przyszłość przedsiębiorstwa, pozwalająca przede wszystkim na:
- przyśpieszenie konkretnych procesów, ponieważ program jest w stanie w kilka sekund wykonać zadanie, jakie człowiekowi zajmuje znacznie więcej czasu,
- zwiększenie efektywności poprzez umożliwienie wykonywania zadań znacznie szybciej,
- ograniczenie błędów popełnianych przez pracowników do minimum, na przykład przy wprowadzaniu danych do systemu,
- wyeliminowanie przestojów podczas wypełniania zadań,
- szybszą reakcję na rozmaite sytuacje, ponieważ technologia jest w stanie czuwać przez całą dobę, kiedy pracownicy są w domu,
- dokładne monitorowanie przebiegu pracy w różnych działach,
- wyższą jakość obsługi, między innymi dzięki skróceniu czasu odpowiadania na pytania od klientów i kontrahentów.
Jakie są korzyści automatyzacji procesów dla pracowników?
Nie tylko przedsiębiorca zyskuje okazję do czerpania korzyści z automatyzacji procesów biznesowych – jest ona również bardzo pomocna dla członków zespołu. Jej wdrożenie, chociażby w dziale HR, może odczuwalnie przyśpieszyć procesy wewnętrzne, takie jak na przykład składanie wniosków urlopowych, a ponadto usprawnić wewnętrzną komunikację, która w części firm nie przebiega zbyt efektywnie.
Warto też wspomnieć o możliwości zautomatyzowania rutynowych zadań, co sprawi, że liczba obowiązków pracowników ulegnie zmniejszeniu. Pozwoli to na skupienie się na rozwiązywaniu bieżących problemów oraz da więcej czasu na zaplanowanie czynności, które wymagają kreatywności. Takie rozwiązanie zwiększa satysfakcję z wykonywanej pracy, motywując pracowników do dalszego rozwoju i sprawiając, iż czują się bardziej związani ze swoim stanowiskiem.
Automatyzacja procesów biznesowych dla początkujących
Nie da się zaprzeczyć, że korzyści z wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych są bardzo kuszące. Mimo to wielu przedsiębiorców obawia się takiego rozwiązania, ponieważ nie do końca zdaje sobie sprawę z tego, jak umiejętnie wprowadzić tak innowacyjne zmiany. Nie trzeba jednak znać się na technologii, aby móc skorzystać z usługi. Wystarczy przekazać zadanie wyspecjalizowanej firmie, która posiada doświadczenie w tej branży.
Specjaliści w pierwszej kolejności muszą poznać specyfikę funkcjonowania firmy. Następnie stwarzają mapę procesów, jakie w niej przebiegają. Pozwala to zaoferować indywidualnie dopasowane, nowoczesne rozwiązania informatyczne, co umożliwia uzyskanie szeregu długofalowych korzyści.
Jeżeli dalej posiada się wątpliwości, warto umówić się na bezpłatną konsultację, aby poznać specyfikę wdrażania automatyzacji procesów biznesowych, a także dowiedzieć się, jak takie rozwiązanie zmieni codzienną pracę w firmie. Z pewnością jest to krok w dobrą stronę, aby wyprzedzić swoją konkurencję i wyróżnić się na rynku, niezależnie od branży, w jakiej się działa
Możliwości automatyzacji procesów biznesowych
W dobie szybkiego rozwoju technologicznego, zrozumienie różnic i zasad działania automatyzacji oraz robotyzacji procesów staje się kluczowe. Implementacja tych rozwiązań w firmach, zwłaszcza w kontekście produkcji i pracy biurowej, transformuje tradycyjne metody pracy, zapewniając znaczące ulepszenia w zakresie efektywności i wydajności:
- Robotyzacja procesów biznesowych – RPA (Robotic Process Automation) – Te technologie nie tylko optymalizują istniejące procesy, ale również modelują nowe ścieżki działania, które generują wartość dla organizacji.
- Systemy BPM (Business Process Management) i zaawansowane narzędzia Business Intelligence -Stanowią fundament kształtowania przyszłości firm, umożliwiając analizę danych i ich optymalizację.
- Digital teammates (cyfrowi współpracownicy) – Wspierają pracę ludzi, zastępując ich w wykonywaniu monotonnych zadań i umożliwiając skupienie się na bardziej strategicznych aspektach pracy.
- Znaczenie robotów w procesach produkcyjnych – Robotyzacja tych procesów, będąca częścią szerszego trendu automatyzacji procesów biznesowych, umożliwia zautomatyzowanie powtarzalnych zadań, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów.
- Usprawnienie zarządzania – Procesy takie jak workflow czy zarządzanie procesami, stają się bardziej efektywne dzięki zastosowaniu nowoczesnych systemów.
BPA i RPA, współpracując, umożliwiają przekształcenie tradycyjnych metod pracy poprzez wprowadzenie zrobotyzowanej automatyzacji, co wpływa na działanie całej organizacji. Przykłady zastosowań automatyzacji pokazują, jak można usprawnić różne aspekty działalności, od zarządzania zamówieniami po optymalizację procesów związanych z zarządzaniem.
Podsumowując, automatyzacja i robotyzacja procesów, szczególnie w zakresie produkcji, otwierają nowe możliwości dla firm poszukujących efektywnych rozwiązań. Dzięki tym technologiom firmy mogą nie tylko zwiększyć swoją wydajność, ale również znacząco poprawić jakość pracy, redukując koszty operacyjne i zwiększając konkurencyjność na rynku.
Dodatkowe źródła wiedzy
https://www.sciencedirect.com/topics/computer-science/business-process-automation
https://hbr.org/2018/06/before-automating-your-companys-processes-find-ways-to-improve-them
