fbpx

Automatyzacja procesów biznesowych – praktyczny przewodnik

W obliczu rosnących wymagań rynkowych, przedsiębiorstwa poszukują skutecznych sposobów na zwiększenie wydajności i redukcję kosztów. Kluczem do osiągnięcia tych celów jest automatyzacja i robotyzacja procesów, które rewolucjonizują sposób zarządzania biznesem. Wdrażanie systemów takich jak RPA (Robotic Process Automation) oraz BP (Business Process) pozwala na optymalizację procesów produkcyjnych i biurowych, przyczyniając się do efektywniejszego wykorzystania zasobów ludzkich.

Robotyzacja procesów biznesowych, łącząc zaawansowane technologie i sztuczną inteligencję, zastępuje monotonne i powtarzalne zadania, umożliwiając pracownikom zaangażowanie w bardziej kreatywne i strategiczne aspekty pracy. Dzięki temu, przedsiębiorstwa mogą szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe, osiągając lepsze wyniki przy niższych kosztach operacyjnych.

Automatyzacja firmy nie ogranicza się jedynie do prostych zadań. Zaawansowane oprogramowanie BPM (Business Process Management) i systemy ERP (Enterprise Resource Planning) umożliwiają kompleksowe zarządzanie i optymalizację przepływu pracy, od zamówień po projektowanie produktów, co przekłada się na zwiększenie wydajności pracy. Wdrożenie takich rozwiązań jest pierwszym krokiem w kierunku cyfrowej transformacji i stanowi fundament dla przyszłego rozwoju każdej firmy.

W tym praktycznym przewodniku poniżej przedstawiamy, jak proces automatyzacji, oparty na regułach i wykorzystujący rozwiązania IoT, może wpływać na różne obszary firmy, minimalizując ludzkie błędy i przyczyniając się do całkowitej lub częściowej automatyzacji powtarzalnych zadań. Odkryjesz tutaj, jakie korzyści niesie ze sobą automatyzacja i robotyzacja procesów, oraz jakie są najlepsze praktyki wdrożenia automatyzacji w różnych branżach.

Na czym polega automatyzacja?

Każde przedsiębiorstwo może skorzystać z automatyzacji procesów biznesowych. Takie rozwiązanie jest jednak szczególnie użyteczne, gdy ma się do czynienia z bardzo rozbudowanymi działami, dziesiątkami zadań do zrealizowania, mocno zróżnicowanymi stanowiskami. Z tego powodu praktycznie każda duża firma decyduje się na tego typu usprawnienia, takie jak robotyzacja procesów, co pozwala uniknąć chaosu i nadmiernego skomplikowania, co w dłuższej perspektywie potrafi odbić się na efektywności pracy. RPA (Robotic Process Automation) jest jednym z przykładów, jak technologia może wpływać na biznesowy krajobraz.

Jakie procesy można zautomatyzować?

Automatyzację procesów biznesowych da się z powodzeniem przeprowadzić w praktycznie każdym dziale. Najpopularniejsze formy takiego rozwiązania wśród przedsiębiorców to:

  • tworzenie i przetwarzanie bieżącej dokumentacji,
  • wyszukiwanie informacji oraz danych,
  • sporządzanie niezbędnych raportów i prognoz,
  • maksymalne usprawnianie procesów sprzedażowych,
  • analizowanie danych i identyfikowanie obowiązujących trendów,
  • usprawnianie procesów księgowo-finansowych,
  • wspieranie wewnętrznej komunikacji między pracownikami,
  • archiwizowanie firmowej dokumentacji,
  • zarządzanie projektami i przydzielanie do nich poszczególnych członków zespołu,
  • testowanie i wyłapywanie potencjalnych błędów,
  • obsługiwanie klientów i kontrahentów,
  • wspieranie w trakcie zarządzania kadrą,
  • monitorowanie stanów magazynowych i zamawianie towarów,
  • organizowanie spotkań i podróży służbowych,
  • wdrażanie niedawno zatrudnionych osób.

Przedstawione powyżej przykłady nie wyczerpują korzyści, jakie można czerpać z automatyzacji, ale jedynie przedstawiają najważniejsze procesy, które da się dzięki niej usprawnić. Tyle ile w firmie znajduje się działów i istnieje zadań, tyle sposobów na automatyzację tych czynności da się z powodzeniem wdrożyć. Z pewnością wpłynie to pozytywnie na wydajność przedsiębiorstwa, a co za tym idzie, pojawia się możliwość zwiększenia zysków i ograniczenia wydatków.

Zapraszamy do zapoznania się z naszymi artykułami, w których poruszamy tematykę aspektów zarządzania i automatyzacji – fundamentów efektywnego i zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa:

Robotyzacja procesów biznesowych – przykład wdrożenia automatyzacji

Wdrożenie nowoczesnej technologii potrafi zaoferować niemalże nieograniczone możliwości. Dzięki temu bardzo skomplikowane procesy mogą przebiegać bez zaangażowania zarówno uwagi przedsiębiorcy, jak i jego pracowników. Część osób nie może sobie jednak tego wyobrazić, dlatego warto zobrazować sposób działania omawianego rozwiązania za pomocą przykładu.

Zatrudnianie i wdrażanie nowego pracownika

Jednym z bardziej czasochłonnych procesów, jakie zachodzą w praktycznie każdym przedsiębiorstwie, jest zatrudnianie oraz wdrażanie nowych członków kadry. Całe przedsięwzięcie obejmuje między innymi:

  • uzupełnianie formularzy informacyjnych,
  • organizację spotkań wprowadzających,
  • umawianie szkoleń,
  • gromadzenie niezbędnych dokumentów,
  • przydzielanie mentorów.

Jak nietrudno zauważyć, takie zadanie wiąże się z koniecznością zaangażowania co najmniej kilku osób, co niekiedy doprowadza do chaosu organizacyjnego. Każdy drobiazg, na przykład dostarczone informacje i pliki, ktoś powinien sprawdzić, przetworzyć oraz finalnie zarchiwizować. To bardzo czasochłonny proces, wymagający zaangażowania i wysiłku. Często też kandydat okazuje się nieodpowiedni na konkretne stanowisko i wtedy trzeba zacząć całą procedurę od nowa.

W takiej sytuacji automatyzacja procesów biznesowych sprawdzi się doskonale. Pozwoli ona na szybkie przejście od jednego zadania do kolejnego, a także na monitorowanie bieżących zmian. Konkretne etapy mogą wyglądać następująco:

  • nowy pracownik wypełnia formularz online, po czym automatycznie uzyskuje uzupełnioną podanymi przez siebie danymi umowę, jaką wystarczy jedynie podpisać,
  • fakt podpisania dokumentu zostaje przekazany do działu kadr,
  • dział IT otrzymuje powiadomienie z systemu o zatrudnieniu kolejnego pracownika, dzięki czemu może przygotować dla niego sprzęt, który jest niezbędny do wykonywania obowiązków służbowych,
  • nowy członek zespołu otrzymuje odpowiednie materiały szkoleniowe, aby mógł poznać specyfikę swojej przyszłej pracy, a także zyskuje dostęp do przydatnych szkoleń,
  • pracownikowi automatycznie przydziela się opiekuna.

Jest to oczywiście tylko jedna z możliwości, jakie stwarza automatyzacja procesów biznesowych. Każda czynność może zostać zmodyfikowana, rozszerzona i dostosowana do indywidualnych potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Aby stworzyć doskonale funkcjonujący program, kluczowy aspekt stanowi poznanie firmy oraz sposobu jej funkcjonowania na co dzień.

Co da się zyskać poprzez automatyzację procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych umożliwia wdrożenie nowoczesnych sposobów na zarządzanie swoim biznesem. To inwestycja w przyszłość przedsiębiorstwa, pozwalająca przede wszystkim na:

  • przyśpieszenie konkretnych procesów, ponieważ program jest w stanie w kilka sekund wykonać zadanie, jakie człowiekowi zajmuje znacznie więcej czasu,
  • zwiększenie efektywności poprzez umożliwienie wykonywania zadań znacznie szybciej,
  • ograniczenie błędów popełnianych przez pracowników do minimum, na przykład przy wprowadzaniu danych do systemu,
  • wyeliminowanie przestojów podczas wypełniania zadań,
  • szybszą reakcję na rozmaite sytuacje, ponieważ technologia jest w stanie czuwać przez całą dobę, kiedy pracownicy są w domu,
  • dokładne monitorowanie przebiegu pracy w różnych działach,
  • wyższą jakość obsługi, między innymi dzięki skróceniu czasu odpowiadania na pytania od klientów i kontrahentów.

Jakie są korzyści automatyzacji dla pracowników?

Nie tylko przedsiębiorca zyskuje okazję do czerpania korzyści z automatyzacji procesów biznesowych – jest ona również bardzo pomocna dla członków zespołu. Jej wdrożenie, chociażby w dziale HR, może odczuwalnie przyśpieszyć procesy wewnętrzne, takie jak na przykład składanie wniosków urlopowych, a ponadto usprawnić wewnętrzną komunikację, która w części firm nie przebiega zbyt efektywnie.

Warto też wspomnieć o możliwości zautomatyzowania rutynowych zadań, co sprawi, że liczba obowiązków pracowników ulegnie zmniejszeniu. Pozwoli to na skupienie się na rozwiązywaniu bieżących problemów oraz da więcej czasu na zaplanowanie czynności, które wymagają kreatywności. Takie rozwiązanie zwiększa satysfakcję z wykonywanej pracy, motywując pracowników do dalszego rozwoju i sprawiając, iż czują się bardziej związani ze swoim stanowiskiem.

Automatyzacja procesów biznesowych dla początkujących

Nie da się zaprzeczyć, że korzyści z wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych są bardzo kuszące. Mimo to wielu przedsiębiorców obawia się takiego rozwiązania, ponieważ nie do końca zdaje sobie sprawę z tego, jak umiejętnie wprowadzić tak innowacyjne zmiany. Nie trzeba jednak znać się na technologii, aby móc skorzystać z usługi. Wystarczy przekazać zadanie wyspecjalizowanej firmie, która posiada doświadczenie w tej branży.

Specjaliści w pierwszej kolejności muszą poznać specyfikę funkcjonowania firmy. Następnie stwarzają mapę procesów, jakie w niej przebiegają. Pozwala to zaoferować indywidualnie dopasowane, nowoczesne rozwiązania informatyczne, co umożliwia uzyskanie szeregu długofalowych korzyści. Jeżeli dalej posiada się wątpliwości, warto umówić się na bezpłatną konsultację, aby poznać specyfikę wdrażania automatyzacji procesów biznesowych, a także dowiedzieć się, jak takie rozwiązanie zmieni codzienną pracę w firmie. Z pewnością jest to krok w dobrą stronę, aby wyprzedzić swoją konkurencję i wyróżnić się na rynku, niezależnie od branży, w jakiej się działa

Podsumowanie

W dobie dynamicznie rozwijającej się technologii, kluczowe staje się zrozumienie, czym się różnią i czym polega automatyzacja i robotyzacja procesów. Wprowadzenie automatyzacji w firmie, szczególnie w kontekście procesów produkcyjnych oraz pracy biurowej, przekształca tradycyjne metody pracy, oferując znaczące ulepszenia w efektywności i wydajności.

Robotyzacja procesów biznesowych i RPA (Robotic Process Automation) to nie tylko optymalizowanie istniejących procesów, ale także modelowanie nowych ścieżek działania, które generują wartość dla organizacji. System BPM (Business Process Management) oraz zaawansowane narzędzia Business Intelligence stają się fundamentem w kształtowaniu przyszłości firm, pozwalając na analizę danych i optymalizację na ich podstawie. Digital teammates, czyli cyfrowi współpracownicy, wspomagają pracę ludzi, zastępując ich w monotonnych zadaniach i pozwalając skupić się na bardziej strategicznych aspektach pracy.

Kluczowym aspektem jest też rozumienie roli, jaką odgrywa robot w procesach produkcyjnych. Robotyzacja procesów produkcyjnych, będąca częścią szerszego trendu business process automation, pozwala na zautomatyzowanie powtarzalnych zadań, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów. Procesy związane z zarządzaniem, takie jak workflow czy zarządzania procesami, ulegają znacznemu usprawnieniu dzięki wykorzystaniu nowoczesnych systemów.

BPA i RPA, pracując razem, pozwalają firmom przekształcić tradycyjne metody pracy, wprowadzając zrobotyzowaną automatyzację procesów, która wpływa na funkcjonowanie całej organizacji. Przykłady automatyzacji procesów, które można znaleźć w tym artykule, pokazują, jak można warto zautomatyzować rozmaite aspekty działalności, od zarządzania zamówieniami po optymalizację procesów związanych z zarządzaniem.

Podsumowując, automatyzacja i robotyzacja procesów, szczególnie w kierunku automatyzacji i robotyzacji procesów produkcyjnych, otwierają nowe możliwości dla firm poszukujących efektywnych rozwiązań. Poprzez automatyzację, firmy mogą nie tylko zwiększyć swoją wydajność, ale także znacząco poprawić jakość pracy, redukując jednocześnie koszty operacyjne i zwiększając konkurencyjność na rynku.

Robotyzacja Procesów Biznesowych
we współpracy z CodersPilot!
Wypełnij formularz
i odbierz darmową konsultację

Zastanówmy się wspólnie, które działania w Twojej organizacji najlepiej nadają się do usprawnienia, od czego należy rozpocząć oraz jakie plusy przyniesie to Twojemu biznesowi.